O ClubGest permite registar informação geral do clube, existindo assim um local conhecido de todos os interessados onde se encontram as informações do clube, nomeadamente: data de fundação; contribuinte; contactos (morada, telefones, fax, email e página web); valor da jóia e quota para sócios; contas bancárias; informação sobre estatuto de utilidade pública.

O ClubGest pode ser configurado para permitir existirem muitos clubes em vez de um só, permitindo assim ser utilizado pelas Associações Desportivas.

O ClubGest regista dois tipos de dados sobre os sócios: as informações pessoais e as informações do sócio. As informações pessoais são registadas para todas as pessoas da Base de Dados do ClubGest. Os dados registados são: nome, data de nascimento, data de inscrição no clube, dados do bilhete de identidade / passaporte, contactos (morada, telefones, fax, email e página web), contribuinte, observações.

As informações específicas do sócio são: o tipo de sócio (Fundador, Vitalício, Honorário, Benemérito, Efectivo Individual, Efectivo Colectivo, Extraordinário, Por Correspondência, Estudante, Juvenil); o estado do sócio (activo, inactivo, suspenso, quota em falta, outros); zona (possibilidade de agrupar os sócios por zonas geográficas); cor (possibilidade de agrupar os sócios por uma cor com o significado que se lhe quiser dar); local e morada de cobrança das quotas e registo de quotas pagas e por pagar.

O ClubGest permite registar informação sobre os sócios que desempenham e desempenharam funções nos órgãos sociais dos clubes. As informações apresentadas são de dois tipos: as informações pessoais (iguais às já descritas para os sócios) e as informações do dirigente.

As informações do dirigente são: o órgão a que pertence (Assembleia Geral, Direcção, Conselho Fiscal, Administração, Conselho Jurídico, Comissões, Outros), a função que desempenha nesse órgão (Presidente, Vice-Presidente, Secretário Geral, Secretário, Director Executivo, Director, Assessor, Tesoureiro, Vogal, Administrador, Relator, Suplente, Outros), a data de inicio e de fim de funções e observações.

Também podem ser registadas as diversas reuniões do órgão: data, hora, ordem de trabalhos e principais deliberações. Os documentos (Word, Excel, Powerpoint, imagens ou outros) podem ser guardados no ClubGest associados a cada reunião. É ainda possível registar se os dirigentes estiveram presentes ou faltaram às reuniões e fazer análises por órgão social e por dirigente.

O ClubGest permite registar receitas e despesas do clube para ter um melhor controlo sobre os movimentos financeiros do clube. Na versão actual do ClubGest ainda não é possível efectuar a contabilidade nem consolidação bancária utilizando esta ferramenta.

Os dados registados sobre cada um dos movimentos das contas são: descrição; data do movimento; indicação se é um movimento de entrada ou saída; valor e moeda; taxa e valor do IVA (se aplicável); canal pelo qual se efectuou o movimento (cheque+número, multibanco, numerário, transferência bancária, cartão de crédito, outros); centro de custo (lista configurável de centros de custo); rubrica e observações.

Os centros de custos podem ser organizados por equipa, por modalidade ou qualquer outra política que se defina no clube.

A rubrica tem um conjunto de valores pré-definidos, quer para receitas (entradas), quer despesas (saídas), que, no entanto, podem ser alterados.

Como rubricas das receitas temos: Prestação de Serviços; Quotas de Sócios; Quotas de Praticantes; Subvenção do IDRAM; Subvenção da Câmara Municipal; Subvenção da Junta de Freguesia; Subvenção de Associações Desportivas; Venda de Produtos; Donativos; Patrocínios; Publicidade; Aluguer de Equipamentos; Outros.

Como rubricas de despesas temos: Remuneração dos Técnicos; Remuneração do Pessoal Administrativo; Remuneração de Atletas; Transporte/Combustível; Deslocações e Estadas; Alimentação; Taxa de Inscrição; Exames Médicos; Material Desportivo; Equipamento Desportivo; Seguro Desportivo; Formação de Quadros; Estágios Desportivos; Material Informático; Material Administrativo; Comunicação; Despesas de Representação; Publicidade e Propaganda; Rendas e Aluguer; Livros e Documentação Técnica; Electricidade; Água; Despesas de Contabilidade; Despesas de Correio; Despesas Bancárias; Contribuições à Segurança Social; Artigos para Oferta; Honorários; Contencioso e Notariado; Conservação e Reparação; Vigilância e Segurança; Trabalhos Especializados; Imposto de Selo; Outros.

O ClubGest permite a produção de impressões com a soma, média, máximo e mínimo de despesas e receitas, por mês / ano, por centro de custo ou global. Existem também rankings nos centros de custo e rubricas e ainda uma informação agregada da situação financeira do clube chamada Tableaux de Bord.

Uma equipa é constituída para cada época por um conjunto de atletas, treinador(es), numa determinada modalidade, escalão etário e sexo. Na época seguinte poderá ser criada a nova equipa com base na anterior, retirando os atletas que saíram e introduzindo os novos atletas.

Para cada equipa é possível registar os treinos e jogos realizados registando presenças e observações sobre o desempenho dos atletas em cada caso.

Cada treinos tem uma data, uma hora, um local e observações. Cada jogo tem uma data, uma hora, um local, um adversário, observações, um estado, resultado (numérico e descritivo) e registo de sanções disciplinares.

O ClubGest permite registar informação sobre os treinadores que desempenham e desempenharam funções no clube. As informações apresentadas são de dois tipos: as informações pessoais (iguais às já descritas para os sócios) e as informações do treinador.

As informações do treinador são: a modalidade, o nível de treinador que possui nessa modalidade; uma cor (critério genérico e configurável); uma indicação do sistema de segurança social e respectivo número de beneficiário; as habilitações literárias / formação técnica (área de especialização); a experiência / clubes anteriores e curriculum; a informação de conta bancária (banco, n.º de conta, NIB); os principais resultados a nível regional, nacional e internacional, as equipas que treina ou já treinou no clube.

Cada treino tem uma data, uma hora, um local e observações. Cada jogo tem uma data, uma hora, um local, um adversário, observações, um estado, resultado (numérico e descritivo) e registo de sanções disciplinares.

O ClubGest permite registar informação sobre todos os atletas, amadores ou profissionais. As informações apresentadas são de dois tipos: as informações pessoais (iguais às já descritas para os sócios) e as informações do atleta.

As informações do atleta são: a cor (critério genérico e configurável); uma indicação do sistema de segurança social e respectivo número; a data do último exame médico e o respectivo número e nome do médico; a seguradora e número da apólice; peso; altura e grupo sanguíneo; intervenções cirúrgicas; e resultados de testes de dopping; clubes que representou; encarregado de educação / representante; ano escolar / escola / horário escolar / disponibilidade; dados da conta bancária (nome do banco; n.º da conta e NIB); principais resultados a nível regional, nacional e internacional; e equipas a que pertence ou pertenceu no clube.

Cada treino tem uma data, uma hora, um local e observações. Cada jogo tem uma data, uma hora, um local, um adversário, observações, um estado, resultado (numérico e descritivo) e registo de sanções disciplinares.

O ClubGest permite registar informações sobre as organizações sociais, desportivas e públicas com quem tem relações permitindo ter a informações sobre essas entidades centralizada e disponível para os intervenientes.

É possível registar: uma identificação (número e nome); tipo de entidade (Administração Pública, Federações Desportivas; Associações Desportivas; Clubes Desportivos; Comunicação Social; Outros); uma data de registo no ClubGest; contactos nessa organização e respectivas funções; telefones, fax, morada e observações.

O ClubGest permite registar toda a correspondência recebida e enviada pelo clube.

Para cada correspondência é registado: o correspondente; se foi recebido ou enviado; uma identificação; tipo de envio (Correio Normal, Correio Azul, Express Mail, Registado, Registado com Aviso de Recepção, Email, Entrega Especial, Entregue em Mão); Autor da mensagem (Assembleia Geral; Direcção; Conselho Fiscal; Corpo Administrativo; Corpo Técnico; Outro) e a pessoa em concreto que a envia; devolução (Recusado, Endereço Insuficiente, Desconhecido, Falecido, Nova Morada, Outra).

O ClubGest tem uma agenda onde é possível colocar compromissos e tarefas dos diversos intervenientes no clube. É possível visualizar as tarefas atribuídas para cada um dos intervenientes no Clube. Para todas as datas é possível associar um aviso que aparecerá na agenda na data indicada ou no número de dias / semanas ou meses após a data que o originou.

As actividades agendadas registam a quem pertence a tarefa (que órgão e que pessoa); uma descrição da tarefa; o local onde se desenvolve; uma prioridade (Alta, média ou Baixa); uma data prevista; um estado para a tarefa (por iniciar, em curso ou concluída) e Observações.

O ClubGest permite registar eventos realizados, seguindo o formulário do IDRAM que contém: uma designação; uma entidade promotora; as pessoas responsáveis pelo evento; uma lista de telefones e fax; uma cor (critério genérico e configurável para facilitar a classificação); a data de início e fim do evento; a hora de início e fim; o local; a modalidade; os intervenientes; o enquadramento técnico; o enquadramento administrativo; o material; os objectivos; o âmbito; os destinatários; a taxa de participação; metodologia; critérios de êxito; estruturas e organismos de apoio; promoção, divulgação e marketing; pré-requisitos; caderno de encargos e observações.

É possível agrupar toda esta informação num relatório (documento Word) devidamente estruturado e associar o respectivo ficheiro ao ClubGest.